Como o robô opera
- Canais: autoatendimento pelo WhatsApp e portal web do colaborador abrindo demandas no workflow do Qualitor.
- Construção: no-code, com formulários, regras em tabelas de decisão, gatilhos, mensagens e filas de exceção combinadas entre as soluções Intelichat e Qualitor.
- Controles: validações de campos, anexos obrigatórios, limites por alçada e trilha de auditoria com protocolo, data e hora e responsável.
- Medição: tempo de resposta e de solução, taxa de recontato, cumprimento de prazos (SLA), satisfação interna e volume por tipo de demanda.
- Privacidade: coleta mínima de dados e retenção conforme política.
Pré-admissão e admissão
Objetivo: reduzir o lead time de contratação e garantir documentação correta na primeira tentativa.
Automação do fluxo (robô):
- Abre checklist dinâmico por perfil e cargo.
- Coleta dados pessoais, fiscais e bancários com validação de formato.
- Exige upload de documentos obrigatórios (foto/PDF) e confere completude.
- Agenda exame admissional e envia orientações.
- Gera protocolo e acompanha as etapas até o primeiro dia do colaborador.
Resultado esperado: menos retrabalho, prazos menores e onboarding padronizado.
Offboarding (desligamento)
Objetivo: encerrar o vínculo com segurança, prazos legais e baixa de acessos e itens físicos.
Automação do fluxo (robô):
- Captura motivo e data de desligamento e bloqueia datas inválidas.
- Dispara checklist de devoluções de equipamentos e crachá e aponta pendências dentro do workflow do Qualitor.
- Agenda entrevista de saída e envia instruções nas etapas do workflow do Qualitor.
- Consolida comprovantes e mantém trilha para auditoria.
Resultado esperado: conformidade, menor risco operacional e ciclo enxuto.
Atestados médicos e ausências
Objetivo: registrar afastamentos com rapidez e refletir na escala e no ponto.
Automação do fluxo (robô):
- Recebe o atestado (foto/PDF) e confere campos obrigatórios.
- Classifica a severidade, aplica regra de aceite e arquiva o comprovante.
- Notifica a liderança quando aplicável.
Resultado esperado: baixa ágil, previsibilidade de cobertura e menos retrabalho.
Férias, afastamentos e licenças
Objetivo: padronizar solicitações e cumprir prazos legais.
Automação do fluxo (robô):
- Simula saldo e confere janelas mínimas.
- Coleta o período desejado e aplica aprovação por alçada quando necessário.
- Envia confirmação ao colaborador e agenda lembretes de início e retorno.
Resultado esperado: menos erros de marcação e comunicação clara.
Reembolsos e adiantamentos
Objetivo: reduzir custo operacional e erros de lançamento.
Automação do fluxo (robô):
- Classifica a despesa, valida política e tetos e exige anexos.
- Encaminha para aprovação automática conforme valores.
- Gera protocolo e status e mantém arquivo para auditoria.
Resultado esperado: mais acerto de primeira e ciclo de reembolso curto.
Benefícios (saúde, VT, VA/VR)
Objetivo: diminuir filas e padronizar operações de benefícios.
Automação do fluxo (robô):
- Verifica elegibilidade por cargo, região e contrato.
- Permite abertura ou alteração do benefício em formulário guiado.
- Emite comprovantes e atualiza o status ao colaborador.
Resultado esperado: menor recontato e processamento sem pendências.
Contracheque, segunda via e divergências de folha
Objetivo: absorver consultas simples e estruturar exceções.
Automação do fluxo (robô):
- Disponibiliza contracheques por período com mascaramento de dados sensíveis quando integrado por API ao sistema de folha.
- Emite segunda via e informes quando habilitado.
- Abre divergência por rubrica, coleta evidências e encaminha à fila correta.
Resultado esperado: queda do custo por contato e resolução rastreável.
Recrutamento e seleção (triagem e agendamentos)
Objetivo: acelerar a triagem sem sobrecarregar a equipe de R&S.
Automação do fluxo (robô):
- Aplica perguntas eliminatórias sobre pré-requisitos e disponibilidade.
- Organiza agendas de entrevista e confirma presença.
- Centraliza respostas e documentos do candidato.
Resultado esperado: shortlist qualificada e prazos menores entre etapas.
Ponto, jornada e escalas
Objetivo: reduzir recontato e agilizar correções simples.
Automação do fluxo (robô):
- Exibe saldos de banco de horas e folgas quando integrado por API ao sistema de ponto.
- Coleta pedido de ajuste com justificativa e anexos e submete à aprovação do gestor.
- Confirma o ajuste aplicado e arquiva a evidência.
Resultado esperado: ajustes dentro do prazo e transparência para todos.
Comunicações proativas de RH
Mensagerias pré-programadas informam a evolução de atendimentos por etapa de processo no Qualitor e enviam e-mails quando necessário, reduzindo atrasos e recontatos.
Acessos e perfis
Objetivo: dar governança às solicitações de acesso.
Automação do fluxo (robô):
- Recebe pedidos de criação, alteração e remoção por papel e perfil.
- Aplica alçadas e segregação de funções.
- Gera protocolo, confirma prazos e arquiva evidências.
Resultado esperado: menos exceções de auditoria e provisionamento rápido.
Segurança e Saúde no Trabalho (SST)
Objetivo: registrar ocorrências e garantir tratativas.
Automação do fluxo (robô):
- Recebe relato de incidente ou quase-acidente com foto e geolocalização.
- Direciona para investigação e controla prazos de ação.
- Comunica envolvidos e guarda histórico.
Resultado esperado: resposta rápida e evidência completa.
Mobilidade e viagens
Objetivo: educar para a política e iniciar solicitações corretas.
Automação do fluxo (robô):
- Consulta regras de elegibilidade, tetos e documentação.
- Abre a solicitação com dados mínimos e envia para aprovação por alçada.
- Confirma status e prazos ao colaborador.
Resultado esperado: menos ruído e solicitações aderentes à política.
FAQ de RH (base governada)
Objetivo: entregar resposta consistente 24×7.
Automação do fluxo (robô):
- Fornece respostas oficiais sobre folha, benefícios, carreira, código de conduta e documentos.
- Encaminha para análise humana apenas o que foge do padrão.
Resultado esperado: alta deflexão de dúvidas recorrentes e maior satisfação interna.
Práticas que fazem diferença
- Formulários inteligentes com campos condicionais, anexos obrigatórios e validações.
- Regras de elegibilidade, alçadas, prazos e políticas aplicadas pelo robô e pelos processos.
- Mensagens padrão e lembretes programados que reduzem atrasos e ausências.
- Filas de exceção com histórico completo para o analista humano.
- Medição contínua por fluxo para priorizar as próximas ondas de automação.
Indicadores observados
- Lead time menor em admissão e desligamento.
- Cumprimento de prazos em atestados, férias e reembolsos.
- Queda do recontato em folha, benefícios e ponto.
- Redução de retrabalho administrativo com documentos completos e lançamentos corretos.
- Maior produtividade do time de RH com foco em exceções.
- Satisfação interna superior pela disponibilidade 24×7 e consistência.
- Conformidade reforçada por trilhas e controles de acesso.
Em uma frase
Robôs inteligentes com fluxos regrados reduzem atrito e custo nas rotinas de RH e aumentam velocidade, previsibilidade e satisfação do colaborador.
Versão Resumida
